Le Q-Day - une histoire à succès

Dans l'interview, Stephanie Fasnacht parle d'un événement virtuel avec plus de 200 personnes qu'elle a mis sur pied avec l'aide de Kilchenmann.

Stephanie Fasnacht est assistante de direction à l'ANQ, l'Association nationale pour le développement de la qualité dans les hôpitaux et les cliniques. Celle-ci est responsable des mesures uniformes de la qualité dans les institutions de médecine acusomatique, de psychiatrie et de réadaptation au niveau national. Les membres de l'ANQ sont l'association des hôpitaux H+, les associations des assureurs santésuisse, curafutura et les assureurs sociaux fédéraux, les cantons et la Principauté du Liechtenstein. Dans l'interview, Stephanie Fasnacht parle d'un événement virtuel avec plus de 200 personnes qu'elle a mis sur pied avec l'aide de Kilchenmann. Elle parle de la planification et de la mise en œuvre du Q-Day et de la complexité qu'implique un projet d'une telle envergure.

Madame Fasnacht, en quoi consiste le Q-Day ?

Tous les deux ans, l'ANQ organise un symposium spécialisé, appelé Q-Day. Cette manifestation a pour but d'augmenter l'échange d'expériences en matière de développement de la qualité autour des mesures de l'ANQ dans le domaine stationnaire du système de santé. Les responsables de la qualité des hôpitaux de soins aigus, des cliniques psychiatriques et des cliniques de réadaptation, entre autres, doivent transmettre leurs meilleures pratiques par le biais d'interventions et de présentations. La journée proposera des exposés, des ateliers parallèles, une table ronde sur des thèmes d'actualité et un exposé principal, le tout en allemand, français et italien. Lorsque nous avons commencé à planifier le Q-Day 2022 en janvier 2021, les événements avaient lieu en ligne en raison de la pandémie. Comme la sécurité de la planification était importante pour nous et que nous voulions profiter des avantages des événements en ligne, nous avons décidé dès cette époque d'organiser le Q-Day en janvier 2022 de manière virtuelle. Kilchenmann nous a apporté un soutien déterminant dans cette démarche.

Cela semble être un grand projet. Comment avez-vous commencé ?

Nous voulions tout d'abord nous faire une idée de la manière dont un tel événement virtuel pouvait se dérouler et des possibilités techniques existantes. C'est pourquoi Kilchenmann a organisé avec nous un atelier de lancement en mars 2021, qui a ensuite servi de base au Q-Day. L'idée était alors de mettre en place une plateforme avec différents espaces virtuels où, outre les parties communes comme l'accueil ou les adieux, différents ateliers pourraient se dérouler en parallèle. Les participants devaient pouvoir se déplacer librement en ligne entre les espaces, mais leur participation devait en même temps être traçable pour l'attribution de crédits de formation continue. Nous voulions diffuser en streaming les différents points du programme depuis différents studios et lieux d'événements, les intervenants, les modérateurs, les interprètes et le staff technique devant être sur place.

Quelles ont été les étapes de planification nécessaires par la suite ?

En interne, après le coup d'envoi, nous nous sommes occupés pendant plusieurs mois des aspects organisationnels tels que la planification du programme de la journée et la demande d'intervenants et d'interprètes. Avec Kilchenmann et son partenaire Appix, nous avons clarifié les questions de contenu et de technique concernant la plateforme d'événement : à quoi doit-elle ressembler, qui peut faire quoi sur la plateforme d'événement ? Nous voulions par exemple aussi une hotline d'assistance pour pouvoir soutenir les participants en cas de problèmes éventuels. Kilchenmann a pu s'en occuper lui-même en allemand et en anglais, ce qui était pratique. D'une manière générale, nous avons été très reconnaissants à l'entreprise pour son offre complète, car en plus de la création de la plateforme et de la gestion de la hotline, Kilchenmann nous a également aidés à trouver des studios et des lieux d'événements potentiels, ainsi qu'à organiser le catering.

Quelles difficultés avez-vous rencontrées au cours du projet ?

En plus de la complexité générale du projet et de la bonne communication qui en découle entre tous les partenaires, nous avons encore dû modifier notre planning un mois avant l'événement en raison de la pandémie. Nous avons décidé que les intervenants, qui travaillent pour la plupart dans des hôpitaux et des cliniques, présenteraient exclusivement à distance. Sur place, il ne restait donc plus que les présentateurs, les interprètes et l'équipe technique. Ce changement de dernière minute a nécessité beaucoup de flexibilité de la part de toutes les parties et nous avons été très heureux que Kilchenmann nous soutienne toujours activement, même dans de tels moments.

Comment s'est finalement déroulée la mise en œuvre lors du Q-Day ?

Après un essai permettant aux personnes sur place de se familiariser avec la technique, l'événement a débuté à 9 heures et s'est déroulé sans problème et à notre entière satisfaction grâce à la plateforme événementielle et à ses différentes fonctionnalités. Pendant les événements, les participants pouvaient poser des questions par écrit, qui étaient directement diffusées sur les tablettes et les écrans des animateurs et des intervenants. Ils ont ainsi pu enregistrer les questions de manière ciblée et y répondre immédiatement à l'oral. Toutes les contributions ont été intégrées de manière cohérente dans la plateforme virtuelle de l'événement - les participants ont reçu une impression globale uniforme et n'ont probablement pas vraiment perçu les différences locales entre la connexion à distance et l'enregistrement en studio. La langue était préréglée en fonction du choix des participants, mais il était très facile d'en changer. Kilchenmann s'est occupé de la hotline technique, ce qui a permis de résoudre rapidement les éventuels problèmes. L'événement a en outre été enregistré et les contributions peuvent être consultées pendant un an sur la plateforme de l'événement. Nous avons reçu un feed-back très positif de la part des participants à l'issue de l'événement. Nous sommes donc très satisfaits et pouvons facilement imaginer organiser des événements en ligne similaires à l'avenir.

Qu'avez-vous particulièrement apprécié dans votre collaboration avec Kilchenmann ?

Nous avons été très heureux que Kilchenmann nous soutienne à différents niveaux lors de notre événement. Le fait de savoir que non seulement les aspects techniques étaient entre de bonnes mains, mais aussi d'obtenir de l'aide pour trouver un studio et une salle, ainsi que pour le catering, nous a grandement facilité la tâche. Grâce à une étroite et bonne collaboration, nous avons pu réaliser les différentes étapes selon le calendrier prévu, même en cas de changements de dernière minute. Kilchenmann a en outre toujours répondu à nos besoins de manière professionnelle et est toujours resté flexible. Nous tenons à remercier ici chaleureusement Stephan Zuchold, André Steinbach de Kilchenmann et Dominique Leibundgut d'Appix, le partenaire de Kilchenmann.

Madame Fasnacht, nous vous remercions pour cet entretien.

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