Orientation numérique au niveau fédéral

Entretien avec Sabrina Fuhrer, responsable de la gestion des cours. Mise en œuvre d'une solution complète de signalisation numérique au Centre fédéral de formation de Schwarzenburg EAZS.

Simon Wegmüller, magazine suisse IT n°11 | novembre 2019

Le Centre fédéral de formation de Schwarzenburg EAZS, qui se compose de deux bâtiments scolaires, du bâtiment central avec espace de restauration et auditorium ainsi que de cinq bâtiments d'hébergement assemblés, est utilisé, entre autres, pour les cours de protection civile et les conférences et séminaires publics. Au centre, des instructeurs de l'Office fédéral de la protection de la population OFPP donnent également des cours, notamment pour le personnel enseignant, les organes de commandement et les cadres et spécialistes de la protection civile. Le centre de formation offre environ 33 salles de classe, trois grandes salles plénières et 125 chambres d'hébergement avec un total de 175 lits. Les salles disponibles sont également louées à d'autres agences fédérales, à des clients de l'ensemble du secteur de la protection civile et à des parties intéressées du secteur privé. 

"Des objectifs clairs sont extrêmement importants. Qu'est-ce que je veux, de quoi avons-nous réellement besoin ?

Sabrina Fuhrer, responsable de la gestion des cours EASZ Schwarzenburg

Le spécialiste de la signalisation numérique Kilchenmann, basé dans le canton de Berne, a été chargé d'équiper l'établissement d'une solution complète de signalisation numérique moderne. Le besoin le plus important du client était la possibilité de réserver des chambres simultanément tout en maintenant des exigences de sécurité élevées. Selon Sabrina Fuhrer, responsable de la gestion des cours à l'EAZS Schwarzenburg, cela a été rendu possible notamment grâce à la solution basée sur le cloud d'Easescreen. Aujourd'hui, il y a trois stèles et trois écrans supplémentaires à l'entrée principale, qui sont utilisés comme système d'orientation dans les bâtiments. L'aménagement correspondant a été coordonné et mis en œuvre par Kilchenmann pour le client, poursuit M. Fuhrer.

Objectif et exigences

L'infrastructure générale du centre de formation de l'EAZS n'a pas trop changé du fait de la coopération avec Kilchenmann, explique M. Fuhrer. Mais l'objectif de trouver une solution plus récente et conviviale pour mieux guider les clients du centre vers les salles de séminaire appropriées a pu être réalisé. "Le système existant prenait de l'âge et devait être remplacé", résume Sabrina Fuhrer. La décision de rendre cela possible grâce à un système de signalisation numérique a donc été prise rapidement. "Comme notre centre est divisé en plusieurs bâtiments qui ne sont pas reliés entre eux, un système de signalisation ciblé est absolument nécessaire", explique M. Fuhrer. "Nous voulions une meilleure visibilité pour le client ainsi qu'une manipulation plus facile pour nous". L'exigence principale était donc une visibilité claire pour le client ainsi qu'une manipulation claire et facile à comprendre pour le centre de formation en tant qu'opérateur ainsi que pour les utilisateurs.

L'aspect et le fonctionnement du système étaient également clairs dès le départ : "Le système devait fonctionner via un accès en ligne, car aucun logiciel ne pouvait être installé", explique M. Fuhrer et ajoute : "Il devait offrir différentes possibilités de présentation. D'une part, nous voulions guider les clients, d'autre part, nous voulions pouvoir montrer des images, des vidéos ou des présentations sur les écrans. Nous voulions être en mesure de les adapter de manière flexible et à nos besoins".

M. Schwarzenburg est satisfait de l'état actuel des choses, car l'idée originale a pu être transformée en réalité, même si des ajustements mineurs ont été nécessaires. "Nos idées ont été complètement réalisées. Nous nous attendions à quelques ajustements préalables, mais nous avons été surpris de voir que toutes nos exigences pouvaient être satisfaites", se réjouit M. Fuhrer.

La recherche du bon partenaire

La décision et la recherche du bon partenaire de mise en œuvre ont été cruciales pour la réussite du projet : "Au début, nous avons cherché des solutions existantes au niveau fédéral, mais cela ne nous a apporté aucune solution viable", révèle M. Fuhrer. "Comme nous avions déjà travaillé avec Kilchenmann dans d'autres cas, nous leur avons fait part de notre demande directement. L'offre de soutien a joué un rôle important, et les règles de sécurité ont également dû être respectées par le partenaire de mise en œuvre Kilchenmann. De plus, Kilchenmann avait déjà de l'expérience dans la collaboration avec d'autres offices fédéraux et avec l'EASZ elle-même - le bon partenaire a donc été trouvé rapidement."

La coordination avec Kilchenmann s'est plus ou moins bien déroulée, poursuit Sabrina Fuhrer : " Il y a eu un ou deux défis techniques, comme le serveur, mais nous avons réussi à régler ces obstacles dans un délai raisonnable. Kilchenmann a pu présenter à l'EAZS une solution adaptée au centre de formation et respectant le budget.

Phase de mise en œuvre

Après avoir choisi le partenaire, la mise en œuvre du projet a commencé. Et comme l'équipe de l'EAZS devait finalement utiliser et gérer elle-même la solution, il était important, selon M. Fuhrer, de définir des exigences claires et de prendre la direction de la mise en œuvre. Pendant la phase d'évaluation, par exemple, Kilchenmann avait déjà un membre du personnel qui assistait l'EAZS.

"Pendant la phase de mise en œuvre, il y avait alors une nouvelle personne de contact qui connaissait déjà bien l'outil et qui nous a accompagnés de A à Z", ajoute M. Fuhrer. "De la visite du site à la discussion sur les emplacements des écrans, en passant par la disposition des écrans individuels, nous avons dû nous occuper de cette seule personne."

Le projet a été lancé en septembre 2018, et la collaboration effective avec Kilchenmann a débuté en novembre. Le projet a ensuite été mis en œuvre pendant nos vacances d'été et le Go Live effectif a ensuite eu lieu le 5 août 2019", résume Fuhrer, qui décrit le calendrier du début à la fin. En ce qui concerne les coûts, cependant, le responsable de la gestion des cours révèle seulement qu'ils étaient nettement inférieurs au seuil de l'OMC.

Traiter les problèmes à un stade précoce

Mais comme pour tout projet, il y avait aussi des difficultés et des obstacles à surmonter. "Nous avions toutefois prévu suffisamment de temps, car nous savions, grâce à des projets antérieurs, que les exigences de la législation sur les marchés publics prenaient du temps", explique M. Fuhrer, avant d'admettre : "Il y a également eu un changement dans l'équipe de projet au cours de la phase initiale, ce qui nous a fait prendre un certain retard.

Ce changement aurait clairement pu être évité, selon M. Fuhrer : "S'il y avait eu une communication plus transparente entre les membres de l'équipe de projet." Le deuxième grand problème qui s'est posé était d'ordre technique. Ici, le manque de communication a également été le déclencheur. "Un cycle prolongé du projet en temps opportun nous aurait permis d'identifier cet obstacle plus tôt. Au final, nous avons pu mettre en œuvre le projet dans les délais grâce à la flexibilité et à l'engagement de toutes les personnes impliquées", déclare M. Fuhrer et conseille : "Mon conseil est d'avoir une communication ouverte et une équipe de projet de base qui peut être complétée par des experts si nécessaire.

Flexibilité et rapidité de réaction

Le produit final du projet consiste aujourd'hui en un affichage extérieur et cinq affichages dans les différents bâtiments. "Nous présentons les événements actuels du centre sur chacun des écrans, ainsi que le nom associé de la salle de séminaire", explique M. Fuhrer. "Il y a des tickers d'informations changeants ainsi que des photos, des vidéos et des présentations. La gestion de la salle elle-même passe par SAP pour nous." En outre, les informations sont saisies chaque semaine ou manuellement selon les besoins.

Le système offre au centre de formation un moyen flexible de réagir aux événements quotidiens, poursuit M. Fuhrer. "Les clients peuvent faire des demandes pour leur séminaire à court terme, et le temps de réponse du système est rapide. Il est beaucoup plus convivial que son prédécesseur et a déjà été mieux accepté par mon équipe dès son introduction."

Pour les autres entreprises qui se trouvent dans une situation similaire à celle d'EAZS et qui envisagent la mise en œuvre d'un projet de signalisation numérique, M. Fuhrer conseille : "Il est préférable de parcourir les lieux à travers les yeux d'un client. Dans notre cas, j'ai envoyé les nouveaux apprenants dans le centre pour qu'ils s'y retrouvent. Ils ont été en mesure de me donner quelques conseils avec un regard neuf". Des objectifs clairs sont également très importants, dit-il. "Qu'est-ce que je veux, de quoi avons-nous réellement besoin ? Qu'est-ce qui a été positif jusqu'à présent, où faudrait-il optimiser ? J'ai trouvé utile de rassembler d'abord mes idées et ensuite seulement de vérifier les possibilités techniques de le faire. Vous évitez ainsi une censure précoce, qui n'aurait peut-être pas été nécessaire du tout", conclut M. Fuhrer.