Guide numérique de la Confédération

Interview de Sabrina Fuhrer, responsable de la gestion des cours. Mise en place d'une solution complète d'affichage numérique au Centre fédéral d'instruction de Schwarzenburg CFIS.

Simon Wegmüller, Swiss IT Magazine n°11 | novembre 2019

Le Centre fédéral d'instruction de Schwarzenburg (CFIS), qui se compose de deux bâtiments scolaires, d'un bâtiment central avec zone de restauration et auditorium ainsi que de cinq bâtiments d'hébergement réunis, accueille notamment des cours de protection de la population ainsi que des conférences et des séminaires publics. Le centre accueille également des instructeurs de l'Office fédéral de la protection de la population (OFPP), mais aussi des cours destinés notamment au personnel enseignant, aux organes de conduite ainsi qu'aux cadres et aux spécialistes de la protection civile. Le centre d'instruction offre à cet effet quelque 33 salles de classe, trois grandes salles plénières et 125 chambres d'hébergement pour un total de 175 lits. Les locaux libres sont en outre loués à d'autres services fédéraux, à des clients de toute la protection de la population ainsi qu'à des personnes intéressées du secteur privé. 

"Il est très important d'avoir des objectifs clairs. De quoi ai-je envie, de quoi avons-nous réellement besoin".

Sabrina Fuhrer, responsable de la gestion des cours EASZ Schwarzenburg

Le spécialiste de l'affichage dynamique Kilchenmann, basé dans le canton de Berne, a été chargé d'équiper l'installation d'une solution complète d'affichage dynamique moderne. Le besoin le plus important du client était ici la possibilité de réserver simultanément des salles tout en respectant des exigences de sécurité élevées. Selon Sabrina Fuhrer, responsable de la gestion des cours à l'EAZS Schwarzenburg, cela a été possible notamment grâce à la solution basée sur le cloud d'Easescreen. Aujourd'hui, trois stèles et trois écrans supplémentaires se trouvent à l'entrée principale et sont utilisés comme système de guidage à travers les bâtiments. La mise en page correspondante a été adaptée et réalisée par Kilchenmann en fonction du client, poursuit Fuhrer.

Objectif et exigences

En principe, la collaboration avec Kilchenmann n'a pas changé grand-chose à l'infrastructure globale du centre de formation EAZS, explique Fuhrer. Mais l'objectif de trouver une solution plus récente et plus conviviale pour les utilisateurs, afin de mieux guider les clients du centre vers les salles de séminaire correspondantes, a pu être réalisé. "Le système existant avait pris de l'âge et devait être remplacé", résume Sabrina Fuhrer. La décision d'utiliser un système d'affichage numérique a donc été prise rapidement. "Comme notre centre est divisé en plusieurs bâtiments qui ne sont pas reliés entre eux, un système de guidage ciblé est absolument nécessaire", explique Sabrina Fuhrer. "Nous voulions une meilleure visibilité pour le client ainsi qu'une utilisation plus simple pour nous". L'exigence principale était donc une visibilité claire pour le client ainsi qu'un maniement clair et facile à comprendre pour le centre de formation en tant qu'exploitant ainsi que pour les utilisateurs.

L'aspect et le fonctionnement du système étaient également clairs dès le départ : "Le système devait fonctionner via un accès en ligne, car aucun logiciel ne pouvait être installé", explique Fuhrer, qui ajoute : "Il devait offrir différentes possibilités de présentation. D'une part, nous voulions guider les clients, d'autre part, nous voulions pouvoir montrer des images, des vidéos ou des présentations sur les écrans. Nous voulions pouvoir les adapter de manière flexible et en fonction de nos besoins".

A Schwarzenburg, on est heureux de la situation actuelle, car l'idée de départ a pu être transformée en réalité, même si de petites adaptations ont été nécessaires. "Nos idées ont été entièrement satisfaites. Au préalable, nous nous attendions à quelques adaptations, mais nous avons été surpris de constater que toutes nos exigences ont pu être mises en œuvre", déclare Fuhrer avec satisfaction.

La recherche du bon partenaire

La décision et la recherche du bon partenaire de mise en œuvre ont été déterminantes pour la réussite du projet : "Nous avons d'abord cherché des solutions existantes au niveau fédéral, mais cela ne nous a pas apporté de solutions viables", révèle Fuhrer. "Comme nous avions déjà collaboré avec Kilchenmann dans d'autres cas, nous leur avons adressé directement notre demande. L'offre d'assistance a joué un rôle important, et les prescriptions de sécurité devaient également être respectées par le partenaire de mise en œuvre Kilchenmann. De plus, Kilchenmann avait déjà de l'expérience dans la collaboration avec d'autres services fédéraux et avec l'EASZ lui-même - le bon partenaire a donc été rapidement trouvé".

La coordination avec Kilchenmann s'est déroulée plus ou moins sans problème, poursuit Sabrina Fuhrer : "Il y a eu un ou deux défis techniques, comme le serveur, mais nous avons réussi à régler ces obstacles dans un délai raisonnable". Kilchenmann a pu présenter à l'OFPC une solution adaptée au centre de formation et dans les limites du budget.

Phase de mise en œuvre

Une fois le partenaire choisi, la mise en œuvre du projet a commencé. Et comme l'équipe de l'OFPC devait finalement utiliser et gérer elle-même la solution, il était important, selon Fuhrer, de définir des exigences claires et d'assumer le rôle de leader lors de la mise en œuvre. Par exemple, pendant la phase d'évaluation, Kilchenmann avait déjà un collaborateur qui assistait l'OFEC.

"Lors de la phase de mise en œuvre, nous avons eu un nouvel interlocuteur qui connaissait déjà bien l'outil et qui nous a accompagnés de A à Z", ajoute Fuhrer. "De la visite sur place à la mise en page des différents écrans, en passant par la discussion sur les emplacements des écrans, nous avons eu affaire à cette seule personne".

Le projet a été lancé en septembre 2018 et la collaboration effective avec Kilchenmann a commencé en novembre. Le projet a ensuite été mis en œuvre pendant nos vacances d'été et le lancement effectif a eu lieu le 5 août 2019", résume Fuhrer en évoquant le calendrier du lancement à l'achèvement du projet. En ce qui concerne les coûts, la responsable de la gestion des cours révèle seulement qu'ils étaient nettement inférieurs au seuil de l'OMC.

Aborder les problèmes à un stade précoce

Mais comme dans tout projet, il y a aussi eu des difficultés et des obstacles à surmonter. "Nous avions cependant prévu suffisamment de temps, car nous savions, grâce à des projets antérieurs, que les directives en matière de droit des marchés publics prenaient du temps", déclare Fuhrer et admet : "Il y a également eu un changement au sein de l'équipe de projet dans la phase initiale, ce qui nous a fait prendre beaucoup de retard".

Ce changement aurait clairement pu être évité, estime Fuhrer : "Si une communication plus transparente avait eu lieu auprès des membres de l'équipe de projet". Le deuxième problème majeur qui est survenu était d'ordre technique. Ici aussi, le manque de communication a été le déclencheur. "Un tour de table élargi en temps utile nous aurait permis d'identifier cet obstacle plus tôt. Finalement, grâce à la flexibilité et à l'engagement de tous les participants, nous avons pu mettre en œuvre le projet dans les temps", explique Fuhrer, qui conseille : "Mon conseil est d'avoir une communication ouverte et une équipe de projet centrale, qui peut être élargie à des spécialistes si nécessaire".

Flexibilité et temps de réaction rapide

Le produit final du projet se compose aujourd'hui d'un écran extérieur et de cinq écrans dans les divers bâtiments. "Nous présentons sur chacun des écrans les événements actuels du centre ainsi que la désignation correspondante de la salle de séminaire", explique Fuhrer. "Il y a aussi des newstickers changeants ainsi que des images, des vidéos et des présentations. La gestion des salles elle-même se fait chez nous via SAP". De plus, les informations sont mises à jour chaque semaine ou manuellement si nécessaire.

Le système offre au centre de formation une possibilité flexible de réagir aux événements quotidiens, poursuit Fuhrer. "Les clients peuvent faire des demandes à court terme pour leur séminaire, le temps de réaction du système est rapide. Il est beaucoup plus facile à utiliser que son prédécesseur et a été mieux accepté par mon équipe dès son introduction".

Aux autres entreprises qui se trouvent dans des situations similaires à celle de l'OFEC et qui envisagent de mettre en œuvre un projet d'affichage numérique, Fuhrer conseille : "Le mieux est de parcourir le lieu avec les yeux d'un client. Chez nous, j'ai fait visiter le centre à de nouveaux apprentis qui devaient trouver leur chemin. Ils ont pu me donner quelques indications avec des yeux 'neufs'". Il est également très important de fixer des objectifs clairs. "De quoi ai-je envie, de quoi avons-nous réellement besoin ? Qu'est-ce qui a été positif jusqu'à présent, où faudrait-il optimiser ? J'ai trouvé utile de rassembler d'abord mes idées et de n'examiner qu'ensuite les possibilités techniques pour y parvenir. Vous éviterez ainsi des censures prématurées qui n'auraient peut-être pas été nécessaires", conclut Fuhrer.