Modern Work : une solution technique globale pour plus d'efficacité

Même après plus de trois ans de travail numérique intensif, la plupart des entreprises sont encore régulièrement confrontées à des problèmes techniques - et perdent ainsi en moyenne sept précieuses minutes par réunion ou présentation en ligne ! 

Vous avez certainement déjà vécu cette situation : Vous participez à une réunion virtuelle à quatre et vous ne savez pas comment positionner l'ordinateur portable pour que tout le monde soit visible. Vous avez peut-être même une caméra de salle qui résout ce problème, mais le son ou l'éclairage sont alors affectés par différents aspects de la salle. Si vous essayez de commander les éléments techniques nécessaires séparément et de les installer vous-même, vous vous retrouvez avec un enchevêtrement de câbles qui vous désespère. Le concept Modern Work s'occupe non seulement de l'aménagement du poste de travail individuel, mais aussi de l'aménagement de locaux techniquement équipés de manière professionnelle, dans lesquels il est possible de travailler efficacement et sans problème. Nous vous expliquons pourquoi une solution globale vaut au minimum la peine d'être envisagée - et qu'elle n'est pas aussi coûteuse que vous pourriez l'imaginer.

Nouvelles exigences dues à la numérisation croissante

Avec la pandémie, beaucoup de choses ont changé en ce qui concerne le travail. Nous nous sommes lancés dans le tout numérique ou du moins dans l'hybride. Pendant longtemps, nous avons travaillé en home office et nous le faisons encore en partie. Même après avoir surmonté la pandémie, certains aspects de ce mode de travail numérique persisteront et les entreprises se voient désormais contraintes d'agir. Actuellement, le terme "Modern Work" est sur toutes les lèvres. Ce concept prévoit qu'une entreprise crée pour ses collaborateurs des conditions de travail adaptées à notre époque, afin qu'ils se sentent parfaitement à l'aise et puissent travailler efficacement. Dans le cadre de la numérisation en général, et plus particulièrement au cours des deux dernières années, les attentes des employés vis-à-vis de leur entreprise ont changé, notamment en ce qui concerne le lieu de travail : même s'il est théoriquement possible de retourner au bureau à temps plein, de nombreux employés souhaitent tout de même effectuer une partie de leur travail à domicile - ce qui est tout à fait possible grâce au mode de travail virtuel. Cela permet aux employés comme aux employeurs d'économiser un temps précieux et donc des ressources. Les trajets domicile-travail et les déplacements en voiture pour les rendez-vous avec les clients sont supprimés - et donc aussi la voiture de société qui n'est plus utilisée.

De nouveaux défis techniques

Le travail virtuel présente donc des avantages certains, mais il pose également des défis à l'entreprise. Dans un bureau paysager, les appels de plus en plus fréquents constituent un facteur de perturbation considérable pour les autres personnes présentes. Des possibilités de retrait dans de petites pièces, appelées huddle rooms, ou des salles de réunion d'appel séparées deviennent nécessaires. Pour les grandes réunions, il faut parfois des salles de conférence qui soient aussi faciles à utiliser que son propre ordinateur portable. Les collaborateurs ne peuvent généralement pas estimer que la communication avec d'autres personnes, qui a lieu à un poste de travail séparé ou dans une salle de conférence, pose des exigences largement différentes à la caméra, au microphone et aux haut-parleurs. L'aspect technique joue donc un rôle central. En tant qu'entreprise, on ne veut pas passer un temps précieux à réaménager sans cesse les salles ou à résoudre des problèmes techniques. Au contraire, tout doit fonctionner comme prévu.

Les premiers pas vers une technique moderne

Une entreprise qui souhaite adapter sa technique au concept de Modern Work doit tenir compte de différents points. Dans un premier temps, il est important de définir ce que signifie le travail moderne pour l'entreprise. Il est impératif d'impliquer les collaborateurs - à tous les niveaux hiérarchiques - dans cette démarche. Cela permet d'aller chercher les besoins et de les aborder de manière appropriée. À quelle fréquence la présence au bureau est-elle encore utile, souhaitée ou obligatoire pour les collaborateurs et quelles sont leurs exigences en matière d'environnement de travail ? À quelle fréquence des locaux séparés sont-ils nécessaires pour les réunions et de quelle taille ? Parallèlement, il s'agit de faire un bilan détaillé de la situation, et là encore, les contributions des collaborateurs sont très précieuses. Quelles sont les conditions techniques déjà existantes ? Qu'est-ce qui est absolument nécessaire pour l'avenir et qui apporte des avantages à l'entreprise ? Qu'est-ce qui est faisable et qui a du sens ? Qu'est-ce qui ne fonctionne pas actuellement et qui doit être changé ?

La recherche de la solution optimale

Une fois les besoins identifiés et le statu quo examiné à la loupe, il s'agit de trouver une solution appropriée. Il est important que cette solution soit globale et qu'elle ne présente pas de rupture dans le système. Elle doit créer dans chaque pièce concernée les conditions optimales suivantes pour une réunion : L'image, l'éclairage et l'acoustique conviennent d'emblée et il suffit d'appuyer sur un bouton pour se connecter. La qualité de l'image et du son est constamment élevée, il n'y a pas d'interruptions ni d'écho. De plus, on est également protégé contre les cyber-attaques. La recherche d'un tel paquet global n'est pas toujours facile, ce qui fait que le moment est venu de faire appel à un professionnel. Souvent, les aspects techniques sont sous-estimés et l'on est tenté de commander et d'installer les différents éléments séparément, ce qui peut toutefois entraîner une perte de temps considérable. Trouver un partenaire qui installe une solution uniforme permet d'économiser du temps et des nerfs - et finalement aussi des ressources ! En aménageant une salle de manière à pouvoir démarrer une réunion à tout moment en appuyant sur un bouton, on garantit un travail plus fluide et plus efficace. Sept minutes sont économisées par réunion et par personne participante, ce qui, sur une année, représente beaucoup de temps que vous pouvez consacrer à des choses importantes ! De plus, de nombreuses solutions sont aujourd'hui basées sur des logiciels et sont donc tout à fait rentables, contrairement au préjugé selon lequel la technique est incroyablement chère : un montant de 1'000 à 5'000 par salle permet en effet déjà d'obtenir une énorme amélioration de la qualité.

Trouver la solution adéquate avec Kilchenmann

Comme vous pouvez le constater, la numérisation et, surtout, la pandémie ont entraîné des exigences techniques dont une entreprise devrait s'occuper dans le cadre d'un concept de Modern Work. Vous souhaitez vous aussi une solution technique qui fonctionne sans problème et qui permette à vos collaborateurs de travailler efficacement ? Nous nous ferons un plaisir d'examiner avec vous les différentes options qui s'offrent à votre entreprise. Contactez-nous dès aujourd'hui, nous serons ravis de collaborer avec vous !

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