D'une personne qui est partie pour créer un événement virtuel

Carmen Zahno, chef de projet à la Haute école spécialisée du Nord-Ouest de la Suisse (FHNW), a déjà vécu beaucoup de choses lorsqu'il s'agit d'événements et d'autres projets. Mais l'organisation d'un événement virtuel était un terrain inconnu pour elle aussi. Elle nous a parlé de ses expériences, des enseignements qu'elle a tirés et de ce qu'elle a ressenti dans une interview. Nous avons également appris ce qu'elle ferait différemment la prochaine fois et ce qui l'a particulièrement réjouie lors des préparatifs en collaboration avec Kilchenmann.

Carmen, explique-nous dans un premier temps quel événement tu as organisé sous forme virtuelle et de quoi il s'agissait exactement.

En fait, il y en a eu deux, un grand et un plus petit. Pour le premier, il s'agissait du StartUp Forum Aargau, qui a réuni plus de 200 participants, et pour le second, de la manifestation "Stories of female Entrepreneurship", à laquelle ont participé environ 90 personnes. Pour le StartUp Forum Aargau, organisé en collaboration avec la promotion économique du canton d'Argovie, nous avons presque fait œuvre de pionnier, car nous avons transformé, quasiment en rase campagne, un format existant en une expérience numérique - y compris un environnement de salon virtuel spécialement développé par Kilchenmann et Appix AG, avec des stands interactifs, des éléments de livestream, des possibilités d'interaction et une cérémonie pour récompenser les meilleurs projets du Swiss Startup Challenge de cette année.

Comment et avec quel délai as-tu abordé le projet ?

Pour le premier événement, le délai de préparation était de deux mois, pour le deuxième, il n'était plus que de deux semaines. Cela s'explique par le fait que nous avons eu la possibilité, lors de la deuxième édition, de nous appuyer sur l'environnement existant et d'intégrer les expériences acquises lors de la première édition. Ce n'était évidemment pas encore le cas pour le StartUp Forum Aargau. Nous avons donc, dans un premier temps et sur la base des possibilités présentées par Kilchenmann, élaboré un concept en étroite collaboration. L'idée de base était de créer une expérience qui, avec un hall d'exposition virtuel comprenant des stands d'exposition, une aula et des salles d'ateliers, offrirait à nos participants de la variété et de nombreuses possibilités d'interaction. Les participants devaient donc avoir la possibilité de visiter différents stands au sein du salon virtuel, d'interagir avec les animateurs des stands, de participer à des ateliers, d'assister aux pitchs des startups, d'échanger des connaissances et d'assister à la cérémonie de remise des prix StartUpChallenge.

Quelles sont les étapes que vous avez ensuite suivies pour mettre tout cela en œuvre ?

Après la conception, nous nous sommes à nouveau assis avec notre chef de projet du côté de Kilchenmann et nous lui avons présenté nos idées. Peu après, la mise en œuvre a commencé. Tout l'environnement, y compris les stands d'exposition et les salles d'atelier, a été conçu et programmé quasiment en continu. Parallèlement, les outils de communication nécessaires ont été mis en place. Concrètement, il s'agissait de discussions en direct, de possibilités de connexion pour les ateliers et de l'intégration de vidéos. J'ai également été confronté à de nombreuses questions que je n'avais jamais abordées auparavant. Nous avons par exemple dû définir le nombre de conversations pour lesquelles la plateforme devait être équipée, car les lignes nécessaires à cet effet doivent être achetées et mises à disposition au préalable. Un autre exemple est la question des navigateurs web sur lesquels l'événement devait fonctionner, ou encore les aspects de sécurité dont il fallait tenir compte. Enfin, dans le cadre d'un tel événement, d'énormes quantités de données sont transférées d'un endroit à l'autre, ce qui pose quelques défis en termes d'infrastructure technique. L'un dans l'autre, l'organisation d'un événement virtuel n'est certainement pas moins coûteuse que celle d'un événement physique, mais les tâches sont complètement différentes.

Vos idées issues du concept étaient-elles réalisables avec une solution standard ?

Tout sauf cela ! La mise en œuvre était en principe une première mise en place de la plateforme actuelle "virtualexperience" de Kilchenmann, développée en collaboration avec des partenaires suisses. Au début du projet, nous étions conscients que la solution était encore en construction, ce qui a bien sûr eu une influence sur le processus de création. Par exemple, au début du projet, je n'avais aucune idée de quelles exigences ou adaptations étaient liées à quel effort de mise en œuvre. Mon souhait est-il satisfait en un clic ou le programmeur doit-il y consacrer une journée de travail ? J'ai appris beaucoup de choses dans ce domaine, ce qui a été très précieux pour moi. Aujourd'hui, Kilchenmann propose sa solution sous forme de plateforme modulaire prête à l'emploi.

Puis le jour X est arrivé. Comment l'événement s'est-il déroulé ?

Lors de l'événement Female Entrepreneurship, nous étions séparés physiquement les uns des autres en raison des règles de Corona alors en vigueur. Pour le StartUp Forum, c'était encore différent et toutes les personnes impliquées dans l'organisation et la technique étaient sur place. Cela facilite énormément la communication et, bien que le format soit virtuel, il se crée entre les participants ce sentiment particulier d'événement que j'apprécie personnellement beaucoup. Mais le grand moment de frayeur est arrivé, car lorsque nous avons appuyé sur le bouton de démarrage, au sens figuré, rien ne fonctionnait. Dans un premier temps, cela m'a passablement déstabilisé, car lors d'un événement physique, je serais rapidement monté sur scène pour dire que nous avions des problèmes techniques ou - au sens figuré - j'aurais simplement accroché à nouveau la bannière tombée avec du ruban adhésif double face et organisé rapidement une rallonge. Mais dans ce cas, je n'ai rien pu faire et j'ai dû compter sur les techniciens pour trouver une solution.

Quel était le problème ? Aurait-il pu être évité ?

Le login pour les participants n'a pas fonctionné et ils n'ont pas pu accéder à la plateforme. Finalement, nous avons commencé avec une heure de retard. Bien sûr, on est toujours plus intelligent après coup. La panne technique aurait certainement pu être évitée si nous avions commencé à tester plus tôt ou si nous avions travaillé moins longtemps sur les contenus. Nous avons tenu compte de cet apprentissage lors de la préparation du deuxième événement et tout s'est finalement déroulé sans problème. La quintessence est en fait très simple, en tout cas a posteriori : les délais doivent être clairs et respectés de manière conséquente. À partir du jour X, plus aucun nouveau contenu ne sera saisi ou adapté, afin de laisser suffisamment de temps pour les tests.

Quels sont les avantages et les inconvénients que tu vois a posteriori par rapport au format "événement virtuel" ?

Je suis enthousiasmé par les possibilités offertes par ce format. En principe, on peut tout faire, car il n'y a pratiquement pas de limites d'un point de vue technique. Il est possible de combiner différents formats, d'intégrer des contenus préproduits, de diffuser des flux en direct, d'aménager différents espaces et de créer ainsi une expérience vraiment formidable. D'un côté, on est donc plus flexible virtuellement - mais aussi plus lent, car on ne peut pratiquement rien faire soi-même et on dépend des professionnels pour chaque étape. Les nombreuses possibilités d'évaluation offertes par un événement virtuel sont passionnantes et instructives. Et pour finir, un événement virtuel permet bien sûr de se déplacer indépendamment du lieu, ce qui simplifie beaucoup de choses, en particulier - mais pas seulement - aux heures de pointe, et offre de nouvelles possibilités aux intervenants. Un petit conseil pour finir : les formats virtuels offrent également la possibilité d'intégrer l'aspect physique en envoyant des documents ou un petit paquet d'événement avant la manifestation. C'est ce que nous avons fait lors de l'événement Female Entrepreneurship sous la forme de collations et de documents d'information, ce qui a été très bien accueilli par nos participants.

Carmen, merci beaucoup pour cet entretien passionnant !

"virtualexperience", c'est à la fois du savoir-faire, de l'équipement et une plateforme. Chez nous, vous obtenez tout d'un seul tenant pour votre événement en ligne. Vous souhaitez une démo personnelle ? Contactez-nous sans engagement.