Ces dix conseils feront de votre assemblée générale un succès

10 conseils de professionnels pour réussir votre assemblée générale et laisser une impression positive et durable aux participants.

L'assemblée générale est l'une des principales vitrines de l'entreprise. Nos 10 conseils pour faire de votre assemblée générale un succès arrivent donc à point nommé.

L'assemblée générale annuelle est l'une des principales vitrines d'une entreprise. C'est l'occasion de présenter aux actionnaires la situation de votre entreprise, ses objectifs et ses valeurs. Il est évident que la marge d'erreur est faible lors d'un événement aussi important. Une préparation minutieuse s'impose.

En même temps, l'assemblée générale recèle un potentiel élevé en tant qu'instrument de marketing, ce qui est souvent reconnu, mais à peine exploité. Il s'agit souvent d'une affaire sèche, au cours de laquelle sont traités les rapports de clôture et les comptes annuels. Les responsables doivent donc non seulement garantir la réussite de l'assemblée générale, mais aussi en faire un événement attrayant.

Lors de votre assemblée générale, vous brillez par la présentation ciblée de contenus, une atmosphère participative et un déroulement sans faille. Offrez à vos invités une véritable valeur ajoutée. Pour savoir comment faire de votre événement une réussite totale, consultez les 10 conseils suivants.

1. Existe-t-il des principes juridiques pour votre assemblée générale ?
   Certains principes juridiques doivent être respectés pour la préparation, la convocation et la tenue de votre assemblée générale. Ceux-ci varient en fonction de la forme juridique de l'entreprise. Par exemple, le rapport de gestion avec les comptes annuels, le rapport annuel et éventuellement les comptes consolidés doivent être disponibles pour que l'assemblée générale puisse être convoquée. Informez-vous à temps sur les travaux préparatoires à effectuer ou, en cas de doute, adressez-vous à un partenaire qui vous aidera à résoudre les questions juridiques et organisationnelles. Il existe également des prestataires qui coordonnent les élections et les votes lors de votre assemblée générale et qui mettent à disposition les équipements nécessaires à cet effet.
   
   
2. Quel est le bon moment pour votre assemblée générale ?
   Dans de nombreux cas, la date d'une assemblée générale est prescrite pour des raisons statutaires ou légales. En fonction de l'exercice comptable d'une entreprise, les assemblées générales ont souvent lieu au printemps. Toutefois, si la structure interne de votre entreprise le permet, il est judicieux de tenir compte des événements régionaux lors de la fixation de la date. Il faut également tenir compte des horaires de travail et des éventuels plans de correspondance des participants, afin que l'assemblée générale puisse s'intégrer dans leur emploi du temps.
   
   
3. Quel est le lieu idéal pour votre assemblée générale ?
   Le nombre de participants attendus est le premier facteur déterminant pour le choix du lieu. Pour cela, il faut, si possible, se baser sur des valeurs empiriques. Vous devez également tenir compte du lieu qui convient à votre entreprise et à vos actionnaires. Selon le secteur d'activité, les lieux peuvent être élégants ou plutôt simples. Mais n'oubliez pas que l'assemblée générale est dans tous les casune manifestationhonorable. L'ambiance sur place est décisive. D'ailleurs, vous devriez réserver la salle de votre choix un an à l'avance.
   
   
4. A quoi faut-il faire attention en ce qui concerne les invitations à l'assemblée générale ?
   Si un prestataire de services de registre des actions ne s'en charge pas déjà pour vous, il est important que vous apportiez un soin particulier à la préparation des convocations. Celles-ci doivent vous parvenir suffisamment tôt, c'est-à-dire en règle générale au moins 20 jours avant. Prévoyez à l'avance suffisamment de temps pour la relecture et l'impression des invitations. Efforcez-vous de trouver des formulations concrètes et une description attrayante du déroulement de la journée. Outre les points de l'ordre du jour joints, il convient de définir le contenu et de préciser jusqu'à quand d'autres demandes seront acceptées. Les participants vous seront en outre reconnaissants de les informer sur les possibilités de parking et de transport, le menu et l'accessibilité.
   
   
5. Quels sont les autres travaux administratifs préparatoires à votre assemblée générale ?
   Il est utile de fixer un calendrier pour les préparatifs de l'assemblée générale, comme pour d'autres projets. Vous vous assurez ainsi que les bonnes choses sont prises en compte au bon moment. Le budget devrait également être établi dès le début afin de garder un œil sur les moyens financiers. En outre, vous devriez vous renseigner à temps sur les possibilités de restauration. Car bien manger, c'est être de bonne humeur. Coordonnez impérativement le service de restauration avec le lieu. Des travaux préparatoires supplémentaires concernent par exemple l'édition des documents les plus divers, comme le rapport de gestion. Il est également essentiel d'établir un scénario détaillé pour l'ensemble du déroulement. Cela se fait généralement en collaboration avec les partenaires externes.
   
   
6. Quels sont les avantages d'organiser l'assemblée générale avec un partenaire technique ?
   Vous apprécierez de savoir la technique de présentation entre de bonnes mains pendant que vous vous occupez des participants à votre assemblée générale. Travaillez avec un partenaire technique compétent, capable d'évaluer au mieux les conditions d'une salle et de l'équiper des composants manquants. Il s'occupe entièrement du montage et de l'installation de la technique nécessaire et coordonne tous les aspects techniques pendant l'assemblée générale (à l'exception des votes). Chez Kilchenmann, ils peuvent compter sur le plus grand professionnalisme et une longue expérience. Une relation de confiance entre l'entreprise et le partenaire technique simplifie le travail préparatoire et la réalisation.
   
   
7. Comment préparez-vous l'équipage à l'assemblée générale ?
   Un briefing complet de l'équipe est absolument nécessaire pour que tout le monde soit au même niveau. Au moins une fois avant la tenue de l'assemblée générale, toutes les personnes impliquées devraient se réunir dans une pièce pour clarifier les questions en suspens. Plus le travail préparatoire est soigné, c'est-à-dire plus le scénario et les plans de montage sont pertinents, moins le briefing de l'équipe prendra de temps. Bien que l'assemblée générale dans son ensemble ne puisse pas être "répétée", il convient au moins de passer en revue les processus techniques et les transitions dans le sens d'un essai.
   
   
8. Comment organisez-vous une assemblée générale variée ?
   Le déroulement d'une assemblée générale est en grande partie fixé. Les élections et les votes représentent déjà la moitié de la durée de l'assemblée. La présentation du rapport annuel et des comptes annuels constitue également un élément fixe. Pourtant, de petites choses peuvent permettre de sortir des schémas poussiéreux. L'entrée en matière de l'assemblée générale est particulièrement importante. Pendant la partie officielle, il est bon de mettre en évidence et d'illustrer les étapes actuelles et particulières. Veillez à ce que les interventions ne soient pas plus longues que nécessaire et à ce que les diapositives Powerpoint soient minimalistes, afin de soutenir visuellement les propos tenus. Les pauses inutiles doivent être évitées dans la mesure du possible. Les spectacles et les orateurs invités permettent de varier les plaisirs et de combler les éventuels temps morts.
   
   
9. Comment gérez-vous les pannes lors de votre assemblée générale ?
   Soyez prêt à toute éventualité, quelle que soit la minutie de votre préparation. Une préparation adéquate permet de répondre de manière souveraine aux éventuelles questions gênantes des actionnaires. Un "Q & A" ou une règle linguistique assure une préparation idéale. Les scénarios d'urgence tels que les pannes de courant et les incendies doivent être étudiés en détail. Développez des mesures possibles en collaboration avec le lieu de la manifestation et les partenaires externes. Mais des incidents mineurs peuvent également perturber votre déroulement. Dans tous les cas, il faut garder la tête froide. En dehors de cela, soyez assuré que chaque panne n' est pas perçue comme telle par les participants.
   
   
10. Comment garder un souvenir positif de votre assemblée générale ?
    Grâce à unpetit cadeau debienvenue à valeur pratique, l'entreprise exprime dès le début son estime envers les participants. Offrez à vos invités des possibilités de participation afin de confirmer leur auto-efficacité. De plus, l'activité motive. Cela peut être favorisé par l'aménagement de la salle, c'est-à-dire la disposition des sièges et la position du podium des orateurs. Avec un éclairage et une technique audio appropriés, l'intelligibilité de la parole et la lisibilité sont assurées jusqu'au dernier rang de sièges. Grâce à un système de traduction simultanée, même lesparticipants de langue étrangère sont au cœur de l'action. Après la conférence, tout est placé sous le signe de la convivialité. Un apéro-riche ou un dîner de réseautage créent une plateforme accueillante pour les échanges et les nouvelles connaissances.

Avec un scénario bien pensé, une infrastructure technique de qualité et un programme varié, votre assemblée générale se distinguera des autres.